Gestão de contratos: como fazer em condomínios

Uma das maiores preocupações das administradoras de condomínios é a gestão de contratos. Afinal, estamos falando de documentos que asseguram segurança jurídica para a relação entre condomínio, funcionários e empresas terceirizadas.

Justamente daí é que vem o problema: lidar com esse grande volume de informações com origens e fins diferentes, que precisam estar organizadas para consulta quando necessário.

Para ajudá-lo nesta tarefa, preparamos aqui um pequeno guia de gestão de contratos. Ao acompanhar os próximos tópicos, você vai aprender a diminuir a burocracia e aumentar o controle sobre os serviços da administradora, além de melhorar a relação da empresa com clientes e fornecedores. Ficou interessado? Então continue lendo!

Redija bons contratos:

Uma boa gestão de contratos começa lá atrás, na própria elaboração do documento. Não restam dúvidas, afinal, de que trabalhar com arquivos claros e amplos, que esclareçam tudo o que está sendo combinado entre as partes, oferece a possibilidade de controlar e organizar a papelada desde o princípio. Para tanto, basta garantir que todas as informações sensíveis estão descritas no documento.

Por fim, vale lembrar que é crucial contar com uma boa assistência jurídica na redação dos contratos, a fim de garantir a validade legal dos documentos. E, é claro, só oficialize nesse acordo aquilo que você realmente pode cumprir, seja em termos de valores, prazos ou formas de pagamento.

Revise contratos já firmados:

Também faz parte de uma boa gestão de contratos a revisão constante dos acordos já assinados. Afinal, sua administradora pode ter parcerias antigas que simplesmente não correspondem mais à realidade do mercado ou dos próprios condomínios. A revisão constante dos contratos ajuda a encontrar pontos que podem ser alterados.

Além disso, essa é uma ótima maneira de a empresa se manter a par de datas e períodos-chave. Como exemplo, podemos citar os termos de renovação automática de serviços usados por algumas terceirizadas a fim de garantir a longevidade de uma parceria.

O problema é que a renovação automática também pode incluir ajuste de valores com índices defasados, onerando o orçamento do condomínio. Saber de antemão quando o valor será mudado dá a oportunidade de cancelar o contrato com a devida antecedência ou ao menos negociar melhores condições enquanto há tempo.

A análise recorrente dos contratos também permite verificar se as bases de qualidade combinadas nos termos de compromisso realmente vêm sendo cumpridas ou se seu fornecedor não está entregando um serviço de excelência. É sua chance de cobrar com argumentos indiscutíveis!

Organize seu arquivo físico:

Para encontrar um documento específico na empresa é preciso procurar em casa mesa, gaveta, arquivo e armário? Se sim, você está com sérios problemas! Saiba: garantir o acesso rápido a contratos é a melhor maneira de resolver problemas com agilidade. Por isso, essa etapa demanda atenção especial.

No caso de ainda trabalhar com arquivos físicos, o ideal é que o negócio conte com um local destinado à guarda criteriosa dos acordos assinados. É importante que haja uma divisão clara de pastas ou gavetas levando em conta as características gerais de cada documento. Entre esses parâmetros, podemos elencar:

Documentos relativos a acordos trabalhistas devem ficar em um local específico, assim como aqueles firmados com terceiros para cuidar da limpeza ou da segurança de um condomínio.

Vencimento:

Alguns serviços têm validade pronta. É o caso da contratação de serviços de reparo de emergência na estrutura do condomínio, em que as datas do fim das obras e do pagamento devem ser descritas. Aqui, é importante fazer uma separação mensal de contas a pagar, sempre privilegiando o acesso daquelas com validade mais curta.

Recorrência:

Desde a conta de telefone até a folha de pagamento, são vários os serviços que exigem quitação mensal. Mesmo que você receba boletos desse tipo de cobrança, algumas condições só podem ser conferidas no próprio contrato — como a possibilidade de reajustes mensais.

A organização dos arquivos em si deve ser feita de maneira simples, com o uso de ferramentas de identificação (como etiquetas) para facilitar a visualização dos documentos. Também é importante que o local escolhido ofereça uma boa circulação para as pessoas e não apresente características que possam danificar a papelada, como alta umidade.