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A ata de assembleia, é o documento oficial que registra todas as ocorrências, decisões e conclusões de uma reunião condominial.
Neste documento não se registram, por exemplo, comentários. Apenas assuntos relevantes e, também, eventuais protestos sobre o tema debatido em questão.
Em condomínios, a ata é redigida geralmente pelo secretário, eleito em comum acordo minutos antes de começar a assembleia. Mas nada impede que o síndico também faça a redação da ata. Porém, neste caso, sugere-se que a reunião seja para assuntos menos complexos.
Outra finalidade de uma ata de assembleia é o registro físico, administrativo e histórico do condomínio. Logo, guarde este documento o máximo de tempo possível.
É o documento no qual se reproduz integralmente todos os fatos ocorridos em uma reunião de condomínio. É por meio de uma ata de assembleia que se comprova a existência da reunião, os fatos debatidos e a resolução para os mesmos.
É importante que o eleito para redigir a ata leve em consideração o uso de uma linguagem informal, porém sem o uso de gírias ou adjetivos, e que mantenha o foco somente nas deliberações e conclusões.
A ata é lavrada no decorrer da assembleia para que possa, ao final, ser lida, votada e aprovada pelos moradores. Se algum item for alterado no decorrer dos dias, ela terá que passar por uma nova votação em uma próxima assembleia.
Registrar as decisões tomadas pela coletividade em uma reunião de condomínios. Dessa forma, uma ata de assembleia tem o potencial de trazer melhorias no processo cotidiano de trabalho do condomínio.
Além disso, este documento auxilia na transparência da gestão e torna os acontecimentos passíveis de cobrança por parte dos condôminos.
Sem falar que, se registrada em cartório, a ata de assembleia ganhará maior validade jurídica perante terceiros, principalmente.
Muitos síndicos utilizam um documento padrão, alterando somente os temas debatidos na reunião. Neste caso, pense num documento padrão para assembleias ordinárias e extraordinárias, e siga esse formato em todas as reuniões.
As informações indispensáveis que costumam constar em uma ata de assembleia são:
– Nome completo do condomínio;
– CNPJ;
– Data, horário (de início e fim da reunião) e local onde a assembleia será realizada (salão de festas, escritório do síndico, uma sala específica para isso);
– Assuntos tratados na ordem do dia;
– Tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária);
– Componentes da mesa diretora (presidente e secretário);
– Lista de participantes presentes com número do documento pessoal;
– Assinaturas do presidente e secretários.
Em casos em que a assembleia for de origem ordinária, que acontece uma vez por ano, o Código Civil prevê que obrigatoriamente constem neste documento as aprovações ou recusas do orçamento para o ano decorrente, e das despesas. Além da prestação de contas e, se for o caso, a eleição ou reeleição do síndico.
Toda vez que você registra uma ata de assembleia no cartório de títulos e documentos você está respaldando juridicamente o documento e reforçando a sua finalidade perante os moradores e terceiros. Logo, se a ata de assembleia não for registrada, a justiça poderá desconsiderar as decisões tomadas na reunião.
Fonte: www.vivaocondominio.com.br
